Capita più spesso di quanto vorremmo. Una consegna è in ritardo, un servizio non ha funzionato, una scadenza è saltata. Il cliente scrive, è arrabbiato, ha tutte le ragioni. E tu sei lì davanti allo schermo, con le mani sulla tastiera, e le parole non vengono. Se inizi con «ci scusiamo per il disagio» sembri un call center. Se inizi con «caro Marco, sono io a sentirmi terribile» sembri patetico. La via di mezzo, quella che disinnesca la tensione senza svilire né te né lui, è difficile da trovare quando il cervello è in fiamme.
Cosa fa per te questo prompt
Il prompt che ti diamo oggi funziona così: gli racconti il contesto in dieci secondi (chi è il cliente, cosa è andato storto, cosa hai già fatto per rimediare), e Claude o ChatGPT ti restituisce una mail di scuse pronta, in tono umano, equilibrato, professionale. Non zucchero, non difensiva, non difensiva travestita da empatia. Una mail vera, che potresti aver scritto tu se solo avessi avuto un'ora di tempo e mezzo bicchiere di vino.
Il prompt
Sei un consulente esperto di comunicazione con clienti. Scrivi una mail di scuse al cliente [nome del cliente] perché [cosa è andato storto: descrivi in 2-3 righe]. Per rimediare ho già fatto [cosa hai già fatto, o cosa farai]. Tono: professionale ma umano, niente espressioni da call center come «ci scusiamo per il disagio». Lunghezza: 150-200 parole. Inizia con un saluto cordiale, riconosci l'errore senza fare scuse esagerate, spiega cosa hai fatto per rimediare, chiudi con un'apertura al dialogo. Firmati [il tuo nome].
Come usarlo
Copia il prompt qui sopra. Incollalo nella chat di Claude o ChatGPT. Sostituisci le tre parti tra parentesi quadre con le tue informazioni reali. Premi invio. In meno di trenta secondi avrai una mail pronta. Leggila prima di inviarla — l'AI a volte usa parole troppo ricercate, o frasi che suonano poco italiane: in quei casi correggi a mano due o tre punti.
Una versione più corta
Se la situazione è semplice e vuoi una mail di tre righe, modifica il prompt aggiungendo: «Lunghezza massima: 80 parole. Solo tre paragrafi: scuse, rimedio, chiusura.». Funziona benissimo per ritardi minori, refusi, piccoli inconvenienti dove la sproporzione tra mail lunga e problema piccolo è imbarazzante.
Cosa NON chiedere mai
Non chiedere all'AI di «essere il più scusante possibile» o di «promettere risarcimenti» generici. Il rischio è una mail patetica o impegni che non puoi mantenere. Meglio essere te a decidere il tono e i limiti, e usare l'AI solo come traduttore di idee in parole. Funziona, costa zero, e ti restituisce trenta minuti della tua giornata.
Il vantaggio nascosto
C'è un effetto collaterale interessante quando inizi a usare l'AI per le mail difficili: ti accorgi che la maggior parte delle volte la differenza tra una buona mail e una pessima non è il contenuto ma il tono. L'AI ti aiuta a trovarlo. Dopo qualche mese, scopri che lo trovi anche da solo, perché hai imparato dal suo esempio. Il vero regalo, in fondo, è questo.
