Capita a chiunque lavori in azienda, in una cooperativa, in un'associazione: esci da una riunione di un'ora con tre pagine di appunti incomprensibili. Frecce, asterischi, parole abbreviate, nomi senza cognomi, cose sottolineate due volte di cui non ricordi il significato. Il giorno dopo dovresti mandare un verbale ai colleghi, e ti rendi conto che mettere ordine in quel materiale richiede due ore di lavoro paziente.
C'è un modo molto più rapido. Si scrivono — o si dettano vocalmente — gli appunti grezzi, li si dà a un assistente AI con il prompt giusto, e in trenta secondi si ottiene un verbale ordinato, professionale, leggibile.
Il prompt che funziona
Trasforma questi appunti grezzi di riunione in un verbale strutturato. Procedi così: 1) Estrai gli argomenti principali discussi (max 5 punti). 2) Per ogni argomento, riassumi cosa è stato deciso. 3) Crea una lista finale "Azioni da fare", con per ogni azione: cosa, chi la fa, entro quando. 4) Se nei miei appunti ci sono dubbi o domande aperte che non sono state risolte, mettile in una sezione "Da chiarire alla prossima riunione". Linguaggio: professionale ma scorrevole, frasi corte. Lunghezza totale: max 1 pagina. Appunti grezzi: [incolla qui sotto].
Cosa otterrai
Una struttura tipo questa, pulita e già pronta da copiare nella mail:
Verbale riunione del [data]
Presenti: [persone]
Argomenti discussi:
1. Budget marketing Q3
2. Nuovi assunzioni team commerciale
3. Revisione contratto fornitore X
[...]
Azioni da fare:
- Maria: invia preventivo aggiornato fornitore X entro 22/05
- Luca: organizza colloqui finalisti settimana prossima
[...]
Le quattro varianti che ti torneranno utili
1) Verbale formale per consiglio di amministrazione
Aggiungi: «Tono formale tipo verbale societario, struttura più rigida, includi nomi e cognomi completi.»
2) Riunione di un team di sviluppo software
Aggiungi: «Per le azioni usa il formato dei task agili: titolo + descrizione + assignee + scadenza.»
3) Brainstorming creativo
Aggiungi: «Non strutturare in decisioni, organizza in idee proposte, sentimenti emersi e aree da esplorare.»
4) Verbale di assemblea condominiale
Aggiungi: «Riporta esattamente le delibere votate, il numero di voti favorevoli/contrari/astenuti, e mantieni un tono giuridicamente preciso.»
Il bonus dei vocali
Non hai voglia di scrivere gli appunti? Detta direttamente al telefono mentre torni a casa: «Punto uno, abbiamo discusso del budget marketing, Maria ha detto che 5000 euro non bastano, Luca ha proposto di tagliare la voce pubblicità Facebook...». Trascrivi il vocale (Whisper di OpenAI lo fa gratis, oppure i telefoni nuovi hanno la trascrizione integrata). Poi dai il testo trascritto al prompt qui sopra. Il verbale esce comunque pulito.
Una piccola raccomandazione
Prima di inviare il verbale a tutti i partecipanti, leggilo. L'AI può aver capito male un punto, attribuito una frase a chi non l'ha detta, sintetizzato in modo discutibile. Una revisione di due minuti evita figure scure. Ma il 95% del lavoro lo ha fatto lei. Tu metti solo il timbro finale.
